Datenschutzerklärung

Stand: September 2026

1. Verantwortlicher

Hotel Res Bot UG (haftungsbeschränkt)
Mönchsgasse 48
50737 Köln
Deutschland
Geschäftsführer: Brendan May
E-Mail: brendan@hotelresbot.com

2. Überblick

Diese Website informiert über unsere Produkte. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb der Website oder die Bearbeitung Ihrer Anfragen erforderlich ist. Wir setzen auf dieser Website keine Analyse- oder Tracking-Werkzeuge, keine Werbe-Cookies und keine Social-Media-Plugins ein. Schriftarten werden direkt von unserem Server geladen; es werden dabei keine Daten an Dritte wie Google übertragen.

3. Hosting

Diese Website wird bei der Alfahosting GmbH, Halle (Saale), Deutschland, gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland. Der Hoster verarbeitet die unter Ziffer 4 genannten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden automatisch folgende Daten erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Sicherheit und Stabilität zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

5. Cookies

Diese Website setzt für Besucher keine Cookies. Technisch notwendige Cookies werden ausschließlich gesetzt, wenn sich Mitarbeitende in den Verwaltungsbereich der Website einloggen (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

6. Verschlüsselung

Diese Website nutzt aus Sicherheitsgründen eine SSL/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://“ in der Adresszeile Ihres Browsers.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen und Inhalt Ihrer Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf einen Vertragsabschluss gerichtet ist, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen die Daten, sobald sie nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Anfrageformular: Wenn Sie über unser Formular eine Mutual Evaluation anfragen, werden Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Anzahl der Hotels sowie optional Telefonnummer und Nachricht) direkt an unser CRM-System Zoho CRM übermittelt und dort gespeichert. Anbieter ist die Zoho Corporation B.V., Utrecht, Niederlande; die Daten werden in Rechenzentren in der EU verarbeitet. Mit Zoho besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit widerrufen können.

8. Links zu anderen Websites

Diese Website enthält Links, z. B. zur Anmeldung in der HERA-Anwendung (app.hotel-reservation-bot.de) und zu unserer bisherigen Website. Für diese Angebote gelten die dort bereitgestellten Datenschutzhinweise.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. nach Handels- und Steuerrecht) dies verlangen.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an brendan@hotelresbot.com.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (www.ldi.nrw.de).

12. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.